De evolutie van Mammoet

Werken aan veiligheid doe je samen. Dat is één van de richtlijnen voor het behalen van trede 4 van de Safety Culture Ladder. Een ambitie die Mammoet in februari 2023 wil waarmaken. Begin 2022 bracht de hijs- en transportspecialist een bezoek aan Van Hattum en Blankevoort. Door onze ervaring met het bereiken van trede 5 te delen, kreeg Mammoet meer handvaten om hun verbetertraject te bepalen. Nu, bijna een jaar later, presenteert SHE-Q Manager Janine Braat van Mammoet aan Veiligheidsdeskundigen Robert Dozeman en Jeffrey Menke van VHB welke mooie stappen zij hebben gezet.

Mammoet Nederland bevindt zich sinds 2019 op trede 3 van de Safety Culture Ladder. De transitie naar trede 4 was al eerder gepland, maar omdat het hierbij draait om het ‘samendoen’ met medewerkers, ontstond er door de coronapandemie vertraging. Inmiddels heeft Janine met advies van Van Hattum en Blankevoort en veiligheidsspecialist Aboma een zelfbeoordeling uitgevoerd. De aandachtspunten die hieruit voortkwamen: managementbetrokkenheid, werkvoorbereiding en risicobeoordeling. Na presentatie aan het management werd een focuspunt gekozen: ontwerp & werkvoorbereiding van een project.

Ongelukken zitten in een kleine opdracht
Ze zagen vooral pijnpunten in het projectenproces. Janine nam de drie diensten van Mammoet onder de loep: de standaard rental, kleine standaard projecten en de grote projecten. Al snel bleek dat er ruimte voor verbetering lag in de standaard rental opdrachten. De klant vraagt hierbij slechts een kraan en machinist die een dag komt hijsen. ‘De verantwoordelijkheid ligt bij de klant, waardoor onze collega’s ervan uitgaan dat alles in orde is. Daar gaat het soms mis,’ licht Janine toe. Samen met haar collega Bas van der Sande bracht zij de werkvoorbereidingsprocessen van alle vestigingen in kaart, net als het ideale Mammoet-proces. Dit deden zij aan de hand van een GAP-analyse, die organisaties in staat stelt om te bepalen hoe zij hun bedrijfsdoelen het beste kunnen bereiken.

Laat planners plannen
Uit de GAP-analyse formuleerden Janine en Bas meerdere adviezen. Zo blijkt de werkbelasting van de planners binnen Mammoet erg hoog te liggen, doordat zij ook werkvoorbereidingstaken uitvoeren. De functie werkvoorbereider is geen formele functie binnen Mammoet. ‘Een opdrachtgever verstrekt vaak weinig informatie over de gevraagde hijswerkzaamheden. Doordat planners zoveel taken moeten uitvoeren, hebben zij simpelweg de tijd niet om hierover door te vragen. Hierdoor kunnen fieldmedewerkers niet goed inspelen op een situatie.’ Hier wil Janine verandering in brengen: ‘In Assen draait al een pilot waarbij we het team splitsen in planners en werkvoorbereiders. Zij rouleren elke week van rol, waardoor er focus komt op de taken en de kwaliteit van het werk stijgt. Deze pilot willen wij vanaf 1 januari 2023 ook bij de andere vestigingen draaien.’

Planners krijgen ook veel te maken met randzaken. ‘Voor personele randzaken zoals missende PBM’s, kleding of materieel stellen we straks een personeelscoördinator aan’, stelt Janine. Dit inzicht wekt ook de interesse van Robert en Jeffrey. ‘Dergelijke randzaken belanden bij ons momenteel op het bordje van onze uitvoerders. Hier moeten wij ook iets mee.’

Ken de risico’s
Een ander advies is het actiever gebruiken van het Operations Formulier. Hierin staat belangrijke informatie voor het uitvoeren en inplannen van een project. Dit formulier is vaak maar voor een deel ingevuld, omdat deze pas aan bod bij het indienen van bestellingen. ‘Voortaan willen we deze gedurende de hele werkvoorbereiding laten invullen en meesturen. Voordat de opdracht begint moet het hele formulier volledig zijn en sturen we deze mee richting de fieldmedewerkers.’ Dit geldt ook voor een eventuele Taak Risico Analyse (TRA). ‘Wanneer fieldmedewerkers geïnformeerd worden over de risico’s en de beheersmaatregelen om deze te minderen, kunnen zij het werk beter en veiliger uitvoeren.’ vertelt Janine.

Managementbetrokkenheid
Ook het management van Mammoet zet stappen. Zo houdt zij twee keer per maand een Safety Update Meeting, waarin alle vestigingsverantwoordelijken, managers en andere leidinggevenden een uur lang praten over veiligheidsincidenten, bijzonderheden, positieve ontwikkelingen, statistieken en performance. ‘Wanneer er een (potentieel) ernstig incident plaatsvindt kennen we corrigerende- en preventieve acties toe aan een verantwoordelijke. Deze acties komen elke meeting aan bod, wat zorgt voor gezonde druk om maatregelen sneller door te voeren,’ schetst Janine.

‘Trede 4 is de uitdaging’
Na trede 4 is trede 5 de volgende ambitie. ‘Daar ligt de focus op de relatie met onderaannemers, stakeholders en de branche. In dat laatste speelt Mammoet al een grote rol, doordat er veelal een Mammoet-medewerker deelneemt in een commissie of bestuur bij de brancheverenigingen. Over trede 5 maak ik mij geen zorgen, trede 4 is de uitdaging.’ Robert reageert hierop: ‘Ik hoor het je zeggen, maar ik ben blij dat wij het rustig aanpakten. Wanneer je de transitie naar trede 4 maakt, verandert er veel in je organisatie. Het is niet verkeerd om deze veranderingen eerst eigen te maken voor je naar trede 5 gaat.’ Janine is het met Robert eens: ‘Ik denk dat we onze weg moeten vinden in het behouden van deze trede. Maar bij Mammoet hebben we in ieder geval de daadkracht om uiteindelijk door te groeien naar trede 5.’